| Je tiskové řešení pro firmy zárukou úspor? Vystačíme s TCO? |
|
Autorem odpovědí na redakční otázky, které v tomto případě vydají za článek, je Petr Kváča, Target Sales Manager, Janus spol. s r.o. Výběrem z obsahu - jak správně počítat TCO u firemních tiskových řešení, pekelné plány IT a jejich dopad na uživatele, zabezpečení citlivých dat při tisku, pohled na mobilitu s tiskárnou a pár dalších háčků, se kterými se zcela jistě při řešení tisku ve firmě setkáte.
Odpověď na první část: Když zůstaneme pouze u poměru cena pořízení a ostatní náklady na provoz, zjistíme, že je „nevyvážený“i u kategorie zařízení „Office“. Stále nás bude provoz stát 3x až 4x více než cena pořízení. Když si ale dosadíme konkrétní hodnoty, zjistíme, že se nám zásadně mění celkové náklady na jednu vytištěnou stránku ( TCO na 1x A4). Odpověď tedy zní: Hlavní rozdíl mezi „Home“ a „Office“ zařízením je v TCO A4 (tzn. v celkových nákladech na pořízení a provoz přepočtený na 1xA4) viz tabulka níže.
Protože TCO bude v tomto článku ještě často zmiňováno, pojďme si pro jistotu zopakovat co si pod pojmem TCO v souvislosti s „Tiskovými řešeními“ představit a jak ho spočítat. Metoda porovnávání TCO je naprosto objektivní a umožňuje srovnávat zařízení, která se liší jak výrobcem, tak technologií, ale i kategorií a výkonem. (Tuto metodu používám často i v osobním životě, když se rozhoduji, zda něco koupit nebo „outsourcovat“, např. koupit si nové lyže nebo si je půjčovat na horách - funguje to báječně) Hodnota TCO nám bezpečně určí zařízení s celkově nejvýhodnějšími podmínkami z pohledu ekonomiky a hospodárnosti. 1. „Jednoduše“ sečteme veškeré náklady, které souvisejí s pořízením: Pořizovací cena HW (např. tiskárny), SW (např. monitorovací, diagnostický, zabezpečovací atd.), doprava, instalace, školení. V případě, že je zařízení pořízeno neinvestičně, jednoduše sečteme veškeré plánované platby a pak postupujeme stejně. 2. Celkovou sumu podělíme údajem o garantované životnosti, tím dostaneme sumu, která udává, kolika haléři se podílí na celkových nákladech investice přepočtena na jednu A4. 3. Výsledek sečteme s cenou za servisní klik, tuto cenu v současnosti nabízí už všichni dodavatelé a tím zadavatelům práci značně usnadnili (v ceně servisního kliku jsou zahrnuty veškeré náklady na provoz zařízení, práce technika, náhradní a spotřební díly, tonery, roční poplatky za servisní podporu na SW, případně ostatní náklady související s výkonem. Tyto náklady jsou přepočteny na jednu stranu A4 a nepřekročitelnost této ceny je garantována „Servisní smlouvou“). Co se stane, použijeme-li pro dělení pořizovací hodnoty náhodně zvolený objem A4 a ne údaj o životnosti, ukazují jednoduché tři příklady, kdy do kalkulace vstupují stejné veličiny POŘIZOVACÍ CENA (PC) a CENA ZA SERVISNÍ KLIK A4 (CA4) a díky tomu, že použijeme k výpočtu různé objemy A4 dostáváme vždy jiné pořadí. Příklad č. 1. Diskutabilní výsledek!!! Zadavatel hodnotí tři výrobky a má se rozhodnout pro ekonomicky nejvýhodnější. Na první pohled nemůže uspět zařízení 3. Výrobce, které má nevyšší pořizovací hodnotu (14 000,-) a zároveň i nejvyšší cenu za servisní klik (0,22). Mezi 1. a 2. rozhodne tak, že spočítá celkové náklady na 50 000 A4 a použije vzorec TCO=(PC/PA4)+CA. Následně stanoví pořadí - viz poslední řádek. Toto pořadí by bylo správné pouze v případě, že zadavatel bude mít jistotu, že nepřekročí objem 50 000 A4 v průběhu příštích 10 let. Tuto jistotu s ohledem na dlouhou časovou periodu ve většině případech mít nemůže, a proto hodnotím výsledek jako diskutabilní.
Příklad č. 2 Zcela chybný závěr!!! Zadavatel opět na první pohled vyřazuje 3. výrobce. Použije vzorec jako v předchozím příkladě, ale objem navýší na 100 000 A4. Určí pořadí viz. poslední řádek, na děleném 1. a 2. místě končí se stejnou cenou 1. a 2. Výrobce. V tomto příkladě se zadavatel dopustil zásadní chyby, kdy pořizovací cenu u 1. Výrobce dělil objemem 100 000, i když tento výrobek má maximální životnost 50 000 A4. Dojde tak k zcela chybnému závěru!!!!
Příklad č. 3 Správně použit údaj o garantované životnosti!!! V tomto příkladě je naprosto správně použito údaje Garantované životnosti a tímto údajem je vydělena pořizovací cena za zařízení a k výsledku přičtena cena za servisní klik. Touto metodou dojdeme ke zcela odlišnému výsledku než v předchozích případech a 3. výrobce se stává jasným vítězem díky dlouhé životnosti.
Hodnoty v těchto příkladech jsou uvedeny záměrně tak aby poukazovaly na možnost podlehnout na základě prvního dojmu. V „reálném světě“ jsou většinou ceny za servisní klik v nabídkách srovnatelné nebo zařízení s vyšší pořizovací cenou mají zpravidla ve srovnání s lacinými modely provoz výrazně levnější. Pak už i při letmém srovnání životností je celková ekonomická výhodnost jasně zřetelná. Varovným signálem, že se jedná o zařízení s malou životností, je fakt, že ji výrobce v běžných materiálech neuvádí a někdy ji nelze zjistit ani ve specializovaných servisních organizacích!!! Odpověď na druhou část: Místo „zamlžené“ odpovědi na otázku „Kde lze hledat úspory???“ použiji jednoduchý příklad, který popisuje situaci v jedné společnosti, před optimalizačním procesem a tuto situaci porovnáme s cílovým stavem, kterého jsme dosáhli po realizaci navržené „Dlouhodobé koncepce produkce dokumentů“. Tento dokument podrobně popisuje stav po změně a kvantifikuje budoucí úspory konkrétním číslem a dodává, že se jedná o hodnotu minimální, ale zároveň garantovanou. Dále také jasně definuje benefity, kterých bude dosaženo, dle jednotlivých rolí ve společnosti. Data obsažená v tomto dokumentu jsou po uplynutí šesti měsíců porovnána se skutečností a slouží jako jednoznačné měřítko úspěšnosti projektu „Dlouhodobé koncepce produkce dokumentů“. Základní body „Dlouhodobé koncepce“: Základní body koncepce musí být vždy naplněny beze zbytku, to ale neznamená, že všechna řešení jsou stejná, ale naopak každé finální řešení je velmi specifické a musí respektovat všechny odchylky od normálu a naprosto vyhovovat zadavateli. Níže ve zkratce uvedený projekt byl předán a plně akceptován na podzim minulého roku a proto můžeme být velmi konkrétní. Čísla jsou pouze pro lepší přehled zaokrouhlena, poměry jsou však zachovány. Stav před: Hybným momentem projektu byla snaha finančního manažera zjistit efektivnost současného stavu, a proto položil kolegovi z IT oddělení jednoduché otázky a vytvořil tak pro něj neřešitelný rébus, na konci kterého bylo přesvědčení o nutnosti změn. Otázky: Na zdánlivě jednoduché otázky nelze odpovědět ve většině případech ani přibližně, nebo s tak obrovskou chybou, že získaná data jsou prakticky nepoužitelná. Je to způsobeno úplnou nebo částečnou absencí důležitých dat a údajů. Toto je zcela běžný stav ve většině firem!!! K tomu abychom „došli“ k potřebným údajům a mohli porovnávat s navrhovaným řešením, používáme metodiku Best Practice, která vychází ze zkušeností načerpaných dlouholetou analytickou činností (od roku 1992). Už jenom vysvětlení základních principů by určitě překročilo rámec tohoto článku, a proto se omezím pouze na konstatování výsledných údajů, které akceptoval zákazník. Celkové průměrné náklady na produkci 1xA4 černobíle jsou minimálně 1,-Kč, ale spíše více!!! Celkové průměrné náklady na produkci 1xA4 barevně jsou minimálně 2,-Kč, ale spíše více!!! V této částce nejsou zahrnuty odpisy ani ostatní nepřímé náklady. Shrnutí: Příklad tabulky, která porovnává různé údaje před a po implementaci koncepce. Je v ní přehledně vidět, kde lze očekávat úspory přímých nákladů, kde nepřímých a kde můžeme garantovat konkrétní benefity, které se liší podle toho, jakou konkrétní roli plní zaměstnanec ve společnosti. Jak ukazuje tabulka k úsporám a benefitům dochází „na všech frontách“. Nejdůležitější informace je na posledním řádku, kde poprvé srovnáváme veškeré náklady spojené s provozem očištěné od investic. Finální úspora 68% v provozních nákladech se může jevit jako šokující, musím tedy konstatovat, že úspora menší než 50% bývá spíše výjimkou. Největší chybou manažerů bývá úzké zaměření na snížení provozních a pořizovacích nákladů. Většinou se nezabývají snížením stávajícího objemu tisku a nedoceňují obrovský přínos případné uniformity instalovaných zařízení. Málokdo také vnímá, že součástí celého řešení musí být monitorovací systém a že vhodný servisní modul ho zcela osvobodí od denní operativy okolo „tiskáren“. V případě zájmu o podrobný popis úspor nepřímých nákladů a jednotlivých benefitů bych případné zájemce nasměroval na autora článku nebo oddělení TSD společnosti Janus. Za prvé se jedná o obsáhlejší materiál a za druhé tento materiál obsahuje informace, které nechceme zveřejňovat, protože jsou součástí firemního Know How.
2) Jaké jsou výhody a nevýhody a kde lze čekat optimální využití následujících variant tiskáren - laser vs. inkoust, černobílý vs. barevný tisk? Na tyto dvě otázky z pohledu firemních kancelářských tisků odpovím zcela pragmaticky a jednoduše. První část laser vs. inkoust. V ostatních případech, kdy zvažuji poměr cena a kvalita výstupu, bude vítězit jednoznačně „laser“. Inkoustové technologie trpí v současné době řadou nepříjemných „neduhů“ a jsem přesvědčen, že jsou obecně známé a není potřeba je podrobně komentovat. Zároveň ale ještě jednou zdůrazňuji, že mluvím o současnosti, a že „inkoustáři“ slibují velkou ofenzívu v segmentu „„Office““ nejpozději do tří let. Že jejich slova musíme brát vážně, dokázali již v kategorii Ultra rychlých produkčních zařízení (150m/min plnobarevně), které jsou využívány v segmentu Direkt-mail a Transpromo, a kde naopak jasně dominují nad „laserem“. Druhá část černobíle vs. barevně První problém: tisknout na barevných strojích černobíle, když „to je dražší“ než na zařízeních ČB??? Proč k tomuto jevu dochází je celkem jednoduché vysvětlit. V barevných zařízeních se používá kvalitnější toner, protože kvalitní černá má zásadní vliv na vnímání všech ostatních barev, co jsme si několikrát dokázali při testech, kdy rozhodoval především subjektivní dojem členů hodnotící komise. Proto jsme ve společnosti Janus dospěli k jasnému rozhodnutí a snížili jsme cenu ČB servisního kliku na barevném stroji a současně i jeho pořizovací cenu na úroveň černobílého zařízení stejné výkonnosti. Výsledkem je, že našim zákazníkům odpadlo dilema jak se rozhodnout a nám se velmi často daří pokrýt veškeré potřeby jedním barevným zařízením A3 které má stejné provozní náklady jako ČB zařízení, navíc má o 20% větší celkovou životnost a viditelně kvalitnější výstup (černý toner je „černější“). Hlavním benefitem je především udržení celkové uniformity řešení a všech výhod, které z toho vyplývají. Druhý problém: jaké restrikce zavést uživatelům v rámci šetření, vzhledem k zvýšeným nákladům na barevné tisky a kopie ve srovnání s černobílými??? Když se pracovníci, kteří mají na starost administraci SW MyQ (Adminové), poprvé seznámí se škálou restrikcí, které mohou uplatnit na své „zákazníky“ - uživatele, vždy jim zajiskří v očích při představě, jak jim to konečně ukážou, kdo že je „tady“ pánem a už vymýšlejí důmyslný systém všemožných restrikcí, které bezpečně pamatují na všechny Státní svátky, začátek a konec řádné pracovní doby a také nedovolují tisknout z vyjmenovaných aplikací a souborů…. + další omezení v přímé závislosti na kreativitě administrátora. Ve chvíli, kdy Admin dokončí svůj pekelný plán a systém spustí, stane se pravý opak, než očekával - v peklo se nepromění život uživatele, ale jeho. Uživatelé mu postupně začnou dokazovat, že oni jsou ti vyvolení, kteří jsou hodni speciálních výjimek a začnou se jich dožadovat vždy v nejnevhodnější dobu pro „chudáka“ Admina (a na tom si nechají obzvlášť záležet - soboty, neděle, Štědrý den a navíc vždy minimálně po půlnoci) Tomuto typickému scénáři se lze elegantně vyhnout opačným postupem. Jednoduše všichni uživatelé mají dostupné veškeré služby včetně možnosti barevného tisku A3, ale zároveň jsou určena jasná interní pravidla kdo, kdy a na co může využívat plnobarevné výstupy. Zároveň je potřeba uživatelům zdůraznit, že systém v pravidelném intervalu automaticky posílá e-mailem sestavy zodpovědným manažerům. Tyto sestavy „hlásí“ vše, co nebylo v souladu s dohodnutými pravidly a je na manažerech, jak s touto informací „naloží“. Až na vzácné výjimky tato metoda funguje skvěle. 3) Jaké nabízíte nástroje pro management firemního tisku? Jaké jsou možnosti monitoringu nákladů, reporty docházejícího spotřebního materiálu, atd.? Společnost Janus od roku 2007 nabízí trhu vlastní produkt „Tiskové řešení MyQ“, do kterého byly promítnuty dlouhodobé praktické zkušenosti pracovníků a požadavky našich zákazníků. Popisovat všechny možné kombinace monitoringu nákladů by bylo dlouhé a určitě nezáživné. Musíte si představit, kolik informací si vymění mezi sebou počítač uživatele, tiskový server a koncové zařízení, které tiskne dokumenty. Prakticky všechny tyto informace lze zaznamenávat a statisticky vyhodnocovat. Otázkou zůstává, které z těchto informací jsou využitelné na snižování nákladů a které ke zvýšení komfortu uživatelů. Většinou vystačíme s předem nastavenými sestavami, které si časem vyprofilovali naši zákazníci. Jsou to kombinace údajů o realizovaných objemech na jednotlivých zařízeních, kdo, kdy a jaké úlohy realizoval. Tyto výstupy lze dle požadavků seskupovat nebo naopak „jít“ do podrobných detailů. Praxe ukazuje, že se na základě informace o možnostech systému, všichni uživatelé rychle „ukázní“ a chovají se podle stanovených interních pravidel. Proto dojde hned v samém počátku ke skokovému snížení celkových objemů tisků. K dalšímu snížení objemů dojde v momentě, kdy začnou proškolení uživatelé využívat všechny uživatelské výhody systému, a to především vlastnosti, které odstraňují všechny známé „nešvary“ koridorových zařízení. Co se týká monitoringu nákladů produkce dokumentů, nenabízíme nic, co by nenabízely konkurenční produkty až na jednu výjimku a tou je verze MyQ Free, kterou je možno bezplatně používat. Tento produkt jsme uvolnili v roce 2010 a ke dnešnímu dni ho využívají stovky spokojených zákazníků. Naopak u reportů spotřebního materiálu, automatického objednání servisu a vytváření automatických faktur máme několik zajímavých „vychytávek“, kterými se konkurence pokud je mi známo pochlubit zatím nemůže. Velice přesný reporting stavu tonerů je možný díky čipu, kterým je opatřen každý zásobník na toner. Čip umožňuje sledovat i velmi malé úbytky toneru a poradí si i se situacemi, kdy uživatel zásobník vyndá, protřepe ho a zase vrátí. Systém je odolný i pro případy, kdy uživatel tonery „prohodí“ mezi dvěma zařízeními. Nechte si předvést praktickou ukázku, jak tyto situace řeší konkurenční produkty, budete překvapeni a ihned pochopíte, proč tuto vlastnost u našeho řešení takto zdůrazňuji. Díky čipu je také zjednodušen systém evidence tonerů, protože v případě, že je zásobník vložen do stroje, tak se automaticky odečte ze skladových zásob. Naopak při potvrzení převzetí dodávky se nové tonery do skladu přičítají. Díky schopnosti čipu rozpoznávat malé úbytky toneru jsme se rozhodli ke zcela nové filosofii, kdy systém objednává toner. Není to v okamžiku, kdy dosáhne určené úrovně v zásobníku, ale je to v okamžiku, kdy mu zbývající kapacita toneru vystačí na předem stanovený počet dní. Systém neustále přepočítává podle aktuálního zatížení, kdy bude nejoptimálnější doba pro objednávku. Touto zásadní změnou filosofie eliminujeme případy, kdy jsou zařízení nestejnoměrně zatěžována a z toho vyplývají různé nároky na dodávky tonerů. Systém optimalizuje dodávky ne pro jedno zařízení, ale vždy pro všechna zařízení v dané lokalitě. Nedochází tedy ke zbytečnému přezásobeni tonery a v důsledku toho ke snižování profitability celého projektu. Tuto vlastnost ocení především servisní organizace poskytující služby pronájem a zajištění provozu zařízení. Další funkcionalitu, kterou bych rád „vypíchl“ je automatický sběr dat (stav počítadel) pro potřeby fakturace, a automatické vystavení faktury podle parametrů Servisní smlouvy (SLA), včetně penalizačních sankcí v případě vážného porušení dohodnutých ujednání. Veškerá komunikace probíhá přes poštovní server zákazníka a lze ji tedy považovat za bezpečnou, minimálně do té míry, že veškerá komunikace je dohledatelná a prokazatelná. 4) Jaké jsou možnosti zabezpečení tisku a také samotných tištěných informací? (Webová rozhraní s autentizací, identifikační karty na tiskárnu, zamezení fyzického kopírování citlivých firemních dokumentů,…) Jestliže mluvíme u „Tiskových řešení“ o zabezpečeném tisku, máme na mysli možnost dočasného uložení tiskové úlohy na tiskovém serveru a tak zamezení „zcizení“ nepovolanou osobou v případě, že by byla úloha okamžitě vytisknuta po příkazu tiskni. V praxi to znamená, že uživatel průběžně uvolňuje úlohy k tisku a ty se řadí do zabezpečené fronty na tiskovém serveru. V případě, že se rozhodne úlohy fyzicky vytisknout, přistoupí k libovolnému zařízení, které je součástí systému a po povinné autorizaci např. kartou či zadáním pinu si potřebné úlohy vytiskne. Ostatní může smazat nebo ponechat na pozdější využití. Co se týká zamezení kopírování citlivých dokumentů, jsou možná tři opatření. První spočívá v tom, že po vytvoření dokumentu, který má být ochráněn proti kopírování, ho v samém závěru opatříme tzv. „matricí“. Při pokusu tento dokument kopírovat, zařízení „matrici“ rozpozná a kopii nevytvoří. Protože uživatel předtím musel zařízení odblokovat kartou a tím se identifikoval, je proveden na jeho účtu záznam o pokusu kopírování citlivého dokumentu. Druhý způsob je založen na principu ukládání náhledů jednotlivých kopírovaných úloh a v případě potřeby nebo podezření lze dohledat, kdo odblokoval zařízení ke kopírování a kopii citlivého dokumentu pořídil. Třetí způsob je založen na principu označení citlivých dokumentů vodoznaky patřící osobě, která dokument vytvořila nebo ho má k dispozici a je zároveň zodpovědná za to, že nebude kopírován. V případě, že je takový dokument „vynesen“ je snadné určit zodpovědnou osobu. Určitě existuje řada dalších systémů a možností, osobně si ale nedokážu přestavit systém, který by byl odolný proti možnosti dokument ofotit např. na mobil a je jedno zda vyfotíme přímo papírový dokument nebo dokument vyfotíme přímo na monitoru. Co se týká identifikačních karet, vždy se snažíme využít stávající karty, které zákazník používá a je pouze otázkou, zda jsou dostupné náležité čtečky v dostatečném množství. Na tomto místě je vhodné zdůraznit, že jsme schopni vybavit terminály a čtečkami i zařízení maloobjemové kategorie formátu A4 a tím zabezpečit celý systém bez výjimky. Zabezpečení veškerých přenášených dat mezi MyQ serverem a terminálem je zajištěno šifrováním algoritmem AES, v případě získání těchto dat jsou tato data nečitelná. Obava z možnosti zcizení harddisku z tiskového zařízení je také zbytečná, protože k ukládání dat na harddisk vůbec nedochází. 5) Jaké varianty outsourcingu tisku nabízíte? (Vaše firma nebo její partneři) Společnost Janus nazývá variantu outsourcing až v momentě, kdy dojde k tomu, že náš pracovník je zaměstnán na plný nebo částečný pracovní úvazek v sídle zákazníka a tam vykonává činnost specifikovanou ve smlouvě. Typický příkladem může být převzetí zajištění provozu interního reprocentra v dané společnosti včetně personálního zajištění. Další možné varianty vnímáme jako finanční produkt. Naši zákazníci je nejčastěji požadují v případě potřeby využívat zařízení a zároveň nechtějí zatížit společnost investicemi nebo investice zcela chybí. Vše chtějí financovat z „provozních peněz“. Tento „fenomén“ pronikl i do státní správy, kde ještě před několika lety byl pronájem čehokoliv jen těžce průchodný. Nabízené varianty: U všech variant vyžadujeme uzavření odpovídající servisní smlouvy a pojištění po celou dobu trvání kontraktu (36, 48, 60 měsíců). Po vypršení smlouvy a v případě, že zařízení nedosáhla 50% garantované životnosti, nabízíme pokračování ve spolupráci za ještě výhodnějších podmínek. 6) Vzhledem ke stále znatelnějšímu trendu mobility pracovníků padá otázka na mobilní tiskárny. Co od nich lze očekávat? Není jednodušší a levnější nastavit elektronický oběh všech dokumentů, případně se přiklonit ke speciálním perům, které fungují jako klasické a elektronické pero zároveň? V minulosti jsem měl možnost osobní účasti při realizaci projektu pro mobilní servisní pracovníky, kdy hlavním cílem bylo dramaticky zefektivnit jejich denní rutinní činnosti. Co bylo jasné hned od první chvíle, že tandem přenosná tiskárna a notebook, který doposud využívali, definitivně skončí a bude nahrazen tandemem efektivní PDA profesionální kategorie a robustní SW. Proto, co se týká budoucnosti přenosných tiskáren, jsem velice skeptický a dokážu si je představit opravdu ve specifických případech, kdy se z nějakého závažného důvodu ostatní varianty neosvědčí. |
1) Cena tiskárny vs. cena tisku je poměr velmi nevyvážený, pokud hovoříme o tiskárnách pro domácnosti. Jaký je rozdíl u firemních řešení a kde lze hledat úspory, když uvažujeme o změně?
